Как провести интернет-конференцию

Как провести интернет-конференцию

Чтобы интернет-совещания были эффективными, убедитесь в том, что вы соблюдаете три главных правила.

1. Укрепите связь.

Отношения между участниками совещания определяют качество разговоров, которые будут происходить в течение встречи. Вот почему важно найти время, чтобы наладить взаимопонимание.

Отведите первую часть встречи на то, чтобы участники могли поболтать друг с другом. Этого легко добиться, открыв конференцию на 10 минут раньше. Попросите кого-нибудь прийти заранее, чтобы приветствовать участников и поддерживать разговор, как только соединение будет установлено.

В начале совещания отведите несколько минут на то, чтобы два — три человека могли поделиться новостями. Эти вопросы помогут завязать короткий разговор:

1. Пожалуйста, расскажите о других ваших проектах.

2. Как дела у вас в регионе?

3. Как поживает ваша семья?

Называйте людей по имени, ссылаясь на сделанные ими ранее комментарии. Держите список выступающих перед собой, чтобы быстро вспомнить, кто что говорил. Людям нравится, когда их узнают, а на интернет-конференциях это еще и помогает создать чувство общности, повышает вовлеченность участников и заставляет их оставаться внимательными и вдумчивыми.

2. Подготовьтесь!

Ознакомьте участников с повесткой дня. Это позволит им обдумать каждый вопрос и сформулировать мнение по заявленной теме, особенно если в совещании принимают участие новички или молодые специалисты. Когда люди могут приготовиться заранее, их заинтересованность растет. Не ожидайте, что все собравшиеся обладают развитым мышлением, позволяющим четко сформулировать, а затем ясно высказать свое мнение непосредственно в процессе совещания.

Повестка не должна быть слишком сложной. Включая ту или иную тему, постарайтесь ответить на следующие вопросы:

1. Почему этот вопрос включен в повестку дня?

2. Сколько времени отводится на эту тему?

3. К чему мы хотим прийти в конце обсуждения?

4. Какого результата мы ожидаем?

Планируйте на 20% больше времени, чем вы изначально предполагали отвести на каждый вопрос. Убедитесь, что все получили возможность высказаться и прояснить детали, а это требует времени, причем немало. Ясность, четкость и системный подход будут принесены в жертву, если участники совещания почувствуют спешку.

Решите, кто будет докладывать по каждому вопросу до начала совещания:

1. Кто обеспечит хорошее начало обсуждения?

2. Кого больше всего волнует эта тема?

3. У кого, скорее всего, окажутся противоположные взгляды на проблему или возникнут новые идеи?

4. Чей опыт обязательно нужно рассмотреть?

3. Следите за повесткой дня и управляйте обсуждением.

Селекторное совещание требует более жесткого управления, поскольку вы не видите невербальные признаки того, что у людей появились вопросы или желание вступить в разговор. Подобные совещания также требуют от вас больше эмпатии и спокойной рассудительности, потому что в формате видеоконференции легче потерять контроль над эмоциями.

Управляя интернет-совещанием:

1. проявляйте твердость, направляя разговор в нужное русло;

2. предоставляйте слово в подходящий, по вашему мнению, момент;

3. получите согласие каждого отложить свои гаджеты и отвлечься от рабочих компьютеров во время конференции, если только у них нет весомой причины продолжать работу.

Легко вести себя непринужденно в маленькой компании из 4–5 человек за чашкой кофе. В больших группах и на виртуальных совещаниях обсуждением следует управлять более жестко. Вот как вы можете сказать об этом:

«С вашего разрешения, я намерен управлять обсуждением сегодня более жестко, так как все мы должны оставаться в рамках повестки дня и следовать в одном направлении. Пожалуйста, не поймите это так, что я собираюсь быть властным. Это лишь означает, что я буду поддерживать разговор сосредоточенным на одной теме и просить выступить каждого, чтобы убедиться, что высказаны все мнения и заданы все вопросы перед тем, как мы закроем тему. Я буду делать заметки и приглашать высказаться тех, кого, по моему мнению, наиболее затрагивает данная тема. Конечно, если вы хотите что-то добавить, но я не вызывал вас, пожалуйста, смело просите слова. Вы всегда имеете право вступить в разговор, если у вас есть идеи, вопросы или мнение, которые еще не прозвучали».

Двигайтесь по повестке дня без излишней спешки. Когда вы не видите людей, которые говорят, гораздо труднее обрабатывать и осознавать услышанное. Говорите кратко, в спокойном темпе, делая паузы для тех, кто хотел бы задать вопрос. Фиксируйте, кто выступал, чтобы понять, кого можно пригласить добавить что-то к обсуждению.

В конце обсуждения проверяйте, насколько вы продвинулись в прояснении темы. Без обратной связи не всегда можно определить, когда люди не поняли вопроса или не согласны с ним.

Завершайте рассмотрение каждой темы, используя 5 контрольных вопросов:

1. Проверьте завершение: «Желает ли кто-нибудь еще высказаться по данному вопросу?»

2. Проверьте согласие: «Все согласны с тем, что мы завершаем обсуждение?»

3. Проверьте план действий: «Все понимают, какие будут предприняты шаги и какой результат ожидается?»

4. Проверьте ценность: «Что вы вынесли из этого разговора?»

5. Проверьте факты: «Есть ли еще что-нибудь, что необходимо учесть?»

Виртуальные обсуждения, селекторные совещания и интернет-конференции получают все большее распространение. Хотя их труднее организовать, они экономят время и очень эффективны, если участники умеют выстраивать многосторонний диалог, четко высказывать свое мнение и подводить итоги.

Поделиться